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DELEGATION UNIQUE DU PERSONNEL ET INSTANCE REGROUPEE :

LES DECRETS SONT PARUS

Décrets n° 2016-345 et n° 2016-346 du 23 mars 2016, JO 24

Le décret n° 2016-346 sur l’instance commune regroupant des IRP a été publié au JO du 24 mars 2016.

Très attendu depuis la publication de la loi Rebsamen du 17 août 2015, ce texte fixe notamment le nombre minimum de représentants composant cette instance et celui de leurs heures de délégation.

Depuis le 25 mars 2016, les entreprises d’au moins 300 salariés, ainsi que celles, quel que soit l’effectif, appartenant à une unité économique et sociale (UES) regroupant au moins 300 salariés, ont la possibilité, sous réserve d’un accord majoritaire, de regrouper au sein d’une instance commune le CE, les DP et les CHSCT, ou seulement deux de ces institutions (CE + DP, CE + CHSCT, ou DP + CHSCT). Le décret fixe le nombre minimal de représentants composant l’instance, ainsi que le nombre d’heures de délégation et de jours de formation.

Rappelons que l’accord collectif instituant l’instance commune peut prévoir des dispositions plus favorables.

1. LA DUP NOUVELLE FORMULE

    v  Composition de la DUP

Le nombre de représentants constituant la DUP est fixé, par le décret, en fonction de l’effectif de l’entreprise (ou de chaque établissement distinct si l’instance est mise en place à ce niveau).

Ainsi, la DUP est composée de (article R. 2326-1 nouveau du Code du travail) :

– 4 titulaires et 4 suppléants pour les entreprises (ou établissements) de 50 à 74 salariés ;

– 5 titulaires et 5 suppléants pour celles de 75 à 99 salariés ;

– 6 titulaires et 6 suppléants pour celles de 100 à 124 salariés ;

– 7 titulaires et 7 suppléants pour celles de 125 à 149 salariés ;

– 8 titulaires et 8 suppléants pour celles de 150 à 174 salariés ;

– 9 titulaires et 9 suppléants pour celles de 175 à 199 salariés ;

– 11 titulaires et 11 suppléants pour celles de 200 à 249 salariés ;

– 12 titulaires et 12 suppléants pour celles de 250 à 299 salariés.

Rappelons qu’il est possible d’augmenter ce nombre par accord conclu entre l’employeur et les organisations syndicales invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

v  Désignation du secrétaire et du secrétaire adjoint

La DUP comprend un secrétaire et un adjoint, désignés par ses membres, parmi les élus titulaires (article R. 2326-4 du Code du travail).

v  Heures de délégation

Le nombre d’heures de délégation dont disposent les membres de la DUP est fixé comme suit, sachant qu’il demeure possible, par accord de branche ou d’entreprise, de prévoir des dispositions plus favorables (article R. 2326-2 nouveaudu Code du travail) :

– 18 heures/mois pour les entreprises (ou établissements) de 50 à 74 salariés ;

– 19 heures/mois pour celles de 75 à 99 salariés ;

– 21 heures/mois pour celles de 100 à 299 salariés.

Et, grande nouveauté issue de la loi Rebsamen : désormais, le temps de délégation des membres de la DUP est annualisable (possibilité de cumuler les heures dans la limite de 12 mois) et mutualisable (possibilité de répartir les heures de délégation entre titulaires et avec les suppléants).

Seule limite posée par la loi : ces possibilités ne peuvent conduire un membre de la DUP à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures mensuel dont il bénéficie (article L. 2326-6 du Code du travail).

Selon le décret du 23 mars, le représentant titulaire qui souhaite utiliser une ou plusieurs heures de délégation dont il dispose au-delà de son crédit mensuel dans le cadre de l’annualisation doit en informer l’employeur au plus tard
8 jours avant la date prévue(article R. 2326-3, al. 1 nouveau du Code du travail).

Dans le cas d’une mutualisation, les membres de la DUP concernés doivent informer l’employeur du nombre d’heures réparties au titre de chaque mois au plus tard 8 jours avant la date prévue pour leur utilisation, par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées (article R. 2326-3, al. 2 nouveau du Code du travail).

v  Expertise commune

Lorsqu’une expertise porte à la fois sur des sujets relevant des attributions du CE et sur des sujets relevant des attributions du CHSCT, la délégation unique du personnel a recours à une expertise commune, étant précisé que l’expert ou les experts doivent répondre aux mêmes exigences que l’expert-comptable du CE (article L. 2325-35 du Code du travail) et l’expert agréé du CHSCT (article L. 2326-5 5° du Code du travail).

 Le décret précise les modalités de cette expertise (article R. 2326-5 nouveau du Code du travail).

En premier lieu, l’employeur fournit aux experts les informations nécessaires à l’exercice de leur mission et ne peut s’opposer à leur entrée dans l’établissement. L’expertise donne lieu à l’établissement d’un rapport d’expertise commun qui est remis au plus tard 15 jours avant l’expiration du délai dans lequel la DUP est réputée avoir été consultée.

La prise en charge par l’employeur des frais d’expertise, et, le cas échéant, les contestations relatives à l’expertise, se font selon les règles propres à l’expertise du CE et du CHSCT.

Dernière précision : les experts sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication et à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur (article L. 2325-5 pour les membres du CE –  article L. 4614-9 pour les membres du CHSCT).

 ATTENTION : toutes ces modifications ne sont pas applicables aux DUP actuellement en cours. Il ne s’agit bien que du régime applicable en cas de mise en place de cette « nouvelle DUP » à l’occasion de nouvelles élections.

EN CLAIR :

Les entreprises dotées d’une DUP au 25 mars 2016 ont désormais trois options (lors de nouvelles élections) :

– maintenir la DUP sous sa forme actuelle (sans inclure le CHSCT), conformément aux règles applicables avant cette date. Cette possibilité de maintien est limitée à deux cycles électoraux suivant la fin des mandats en cours ;

– opter pour une nouvelle DUP, incluant le CHSCT ;

– ou mettre en place des instances séparées (CE, DP, CHSCT).

Quant aux entreprises ayant des IRP séparées au 25 mars 2016, elles peuvent :

– soit rester en l’état ;

– soit mettre en place une nouvelle DUP.

1. INSTANCE REGROUPEE

 Le décret n° 2016-346 du 23 mars 2016 détermine la composition et le fonctionnement de l’instance regroupée susceptible d’être mise en place par accord majoritaire dans les entreprises d’au moins 300 salariés.

v  Mise en place

Lorsque l’accord mettant en place l’instance regroupée (accord d’entreprise ou d’établissement) regroupe le CE, le CHSCT et les délégués du personnel, le nombre de représentants ne peut être inférieur à (article R. 2391-1 nouveau du Code du travail) :

– Moins de 300 salariés : 5 titulaires et 5 suppléants ;

– De 300 à 999 salariés : 10 titulaires et 10 suppléants ;

– A partir de 1 000 salariés : 15 titulaires et 15 suppléants.

Lorsque l’accord mettant en place l’instance regroupée (accord d’entreprise ou d’établissement) regroupe deux des trois institutions (CE, CHSCT, délégués du personnel), le nombre de représentants ne peut être inférieur à (article R. 2391-2 nouveau du Code du travail) :

– Moins de 300 salariés : 4 titulaires et 4 suppléants ;

– De 300 à 999 salariés : 6 titulaires et 6 suppléants ;

– A partir de 1 000 salariés : 8 titulaires et 8 suppléants.

Ces effectifs sont appréciés au niveau de l’entreprise si l’instance est mise en place au niveau de l’entreprise à partir de 300 salariés et au niveau de l’établissement lorsque l’instance est mise en place à ce niveau(articles R. 2391-1 et
R. 2391-2 nouveaux du Code du travail).

REMARQUE : dans les entreprises à établissements multiples, la loi dispose que l’accord d’entreprise majoritaire peut prévoir que tout ou partie des établissements est concerné par un regroupement d’instances. C’est ce qui explique le seuil de « moins de 300 salariés » alors que l’instance regroupée est réservée aux entreprises d’au moins 300
salariés : il vise les petits établissements d’une entreprise de plus de 300 salariés. Il est aussi possible, en l’absence d’accord conclu au niveau de l’entreprise de créer une instance regroupée par accord majoritaire d’établissement.

v  Heures de délégation

Les membres titulaires de l’instance disposent du temps nécessaire à l’exercice des attributions qui leur sont dévolues (article R. 2391-3 nouveau du Code du travail).

Ce temps ne peut être inférieur à 16 heures par mois lorsque l’instance regroupe trois institutions et à 12 heures par mois lorsqu’elle en regroupe deux (article R. 2391-3 nouveau du Code du travail).

Il résulte de l’article R. 2391-3 nouveau du Code du travail que ces minima s’appliquent que l’accord comporte des dispositions sur le nombre d’heures de délégation ou qu’il soit muet sur ce point.

v  Formation des membres

Lorsque l’instance créée par l’accord d’entreprise ou d’établissement comprend le comité d’entreprise, les membres de l’instance bénéficient du stage de formation économique prévu pour les membres titulaires du comité d’entreprise (article R. 2391-4 nouveau du Code du travail).

Lorsque l’instance créée par l’accord d’entreprise ou d’établissement comprend le CHSCT, les membres de l’instance bénéficient du stage de formation prévu pour les représentants du personnel au CHSCT (article R. 2391-4 nouveau du Code du travail).

Il résulte de l’article R. 2391-4 nouveau du Code du travail que ces mesures s’appliquent que l’accord comporte des dispositions sur le nombre de jours de formation des membres pour l’exercice de leurs attributions ou qu’il soit muet sur ce point.

1. ANNEXE

 Tableau de comparaison entre l’ « ancienne DUP » et la « nouvelle DUP »

* par titulaire