L’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 assouplit, de manière provisoire, les règles de réunion et de délibération des assemblées afin de permettre, notamment aux sociétés (SA, SAS, SCA, SARL, SNC, …), d’assurer la continuité de leur fonctionnement.
Aux termes de l’article 11 de l’ordonnance, ce régime s’applique aux assemblées tenues depuis le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date ultérieure fixée par décret ne pouvant excéder le 30 novembre 2020.
1 – Dématérialisation du droit d’information et de communication pour les assemblées générales (article 3 de l’Ordonnance) :
Dans le cadre des demandes d’information ou de communication de documents préalables à la tenue des assemblées formulées par les actionnaires, la société peut valablement répondre à ces demandes par message électronique. A défaut, l’envoi doit être réalisé dans les conditions habituelles. Dans ce cas, la société ne saurait être tenue responsable si l’envoi ne parvient pas à son destinataire pour des raisons qui lui sont extérieures (FAQ intitulée « Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19 » du 26 mars 2020, paragraphe 8).
2 – Les assemblées peuvent être tenues, sous certaines conditions, à huis clos :
Ainsi, en application de l’article 4 de l’Ordonnance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider qu’elle se tiendra sans la présence physique de ses membres et des autres personnes ayant le droit d’y assister (commissaires aux comptes, représentants des institutions représentatives du personnel, etc.) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
L’organe compétent pour convoquer l’assemblée n’est pas pénalement responsable lorsqu’il refuse la participation d’un membre et ce, compte tenu des mesures administratives restreignant les réunions et les déplacements en raison de la situation sanitaire (FAQ intitulée « Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19 » du 26 mars 2020, parag. 2).
Nota : cette faculté n’est possible que « lorsqu’une assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires » (article 4, alinéa 1 de l’ordonnance).
3 – Modalités de participation et de vote
Dans le cadre des assemblées se tenant à huis clos, les membres participent ou votent selon les autres modalités prévues par les textes qui la régissent tels qu’aménagés et complétés, le cas échéant, par l’ordonnance (article 4, alinéa 2 de l’Ordonnance). Les décisions sont alors régulièrement prises.
Ainsi, la société peut :
. organiser une conférence téléphonique ou audiovisuelle,
. mettre en place un vote à distance, dans les conditions prévues par les textes propres à chaque forme de société ou autres formes de groupement,
. peut recourir à la consultation écrite dont les conditions sont temporairement simplifiées.
Le recours aux moyens de visioconférence et de télécommunication pour les assemblées, est désormais autorisé même si les statuts de l’entité concernée (ou, le cas échéant, le contrat d’émission obligataire) ne le prévoient pas ou l’interdisent.
Les sociétés pour lesquelles la loi permet de prendre des décisions par voie de consultation écrite (SNC, SARL, SAS, société civile, à l’exclusion de la SA) peuvent recourir à cette faculté même si une clause statutaire (ou, le cas échéant, du contrat d’émission obligataire) ne le prévoit pas ou l’interdit (article 6 de l’Ordonnance).
Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000041755899&fastPos=1&fastReqId=43698813&categorieLien=id&oldAction=rechTexte